Copias de seguridad, ¿cuánto valen tus datos?

A continuación trataremos de explicar por qué las copias de seguridad son esenciales para mantener nuestros negocios funcionado. Si no tienes implantado un sistema de copias, no dejes de leernos.

Introducción. La importancia de las copias de seguridad

Soy un profesional de la informática desde hace muchos años. He vivido y visto de todo en mi campo profesional. Nadie es infalible y yo menos. En una ocasión borré un archivo por accidente. Afortunadamente estaba trabajando con Windows y pude recurrir a la socorrida papelera de reciclaje. Menos mal -pensé- y ni corto ni perezoso, abrí la papelera y, como llevado por mi memoria muscular, pinché sobre el menú, “Vaciar papelera de reciclaje”, “Aceptar”… ¡¡¡¿Qué he hecho?!!!, ¡¡¡he borrado toda mi papelera, y con ella el archivo que felizmente no había perdido!!!. ¿Qué pasó aquí?, pues que una vez más, nadie es infalible y sobre todo, el hecho de que la inmensa mayoría de las veces que he entrado a la papelera, ha sido para vaciarla. Aunque aún quedaban alternativas como utilizar un software de recuperación de archivos borrados, en este caso no merecía la pena. Perdí el archivo y no pasó nada grave, pero esto mismo puede pasar en infinidad de casos diferentes y los resultados ser catastróficos en lo personal o profesional.

En otra ocasión, estaba trabajando en mi proyecto fin de carrera. En este caso, se trataba de sistema operativo Linux y como cualquier informático que lo use, prácticamente todo lo hacía desde la línea de comandos. Llegado un momento, quise borrar todos los archivos dentro de un directorio que terminaban en “.o“. Para ello, utilicé el siguiente comando:

rm -f *.o

Donde rm es el comando para borrar archivos o directorios, -f es un indicador que obliga a borrar sin pedir confirmación y *.o indica el patrón de los nombres de los archivos a borrar, en este ejemplo, * indica TODOS y .o añadido detrás, TODOS aquellos terminados en .o. Bien, pues no me dí cuenta de que había escrito:

rm -f * .o

Un simple espacio entre * y .o transformaba la expresión en “borra TODOS los archivos, se llamen como se llamen y también borrar el archivo que se llama .o“. El desastre estaba servido una vez que pulsé la tecla intro.

Había perdido meses de trabajo puesto que no tenía copias de seguridad. Esto iba a retrasar el momento de defensa de mi proyecto fin de carrera y por tanto, mi titulación. Me estaba bien empleado y era una de las mayores lecciones que aprendería de cara al futuro. He visto gente a la que esto le ha pasado con datos de clientes y, creedme, prefiero que me pasase con mis propios datos una y mil veces a ser el responsable de la pérdida económica e incluso ruina absoluta de un negocio y la gente que de él depende.

Por lo tanto, cuando alguien me pregunta si necesita hacer copias de seguridad, mi respuesta es ¿cuánto valen tus datos para ti?. Si la respuesta es “nada”, pues no inviertas tiempo ni dinero en copias. Si la respuesta es cualquier otra, SIEMPRE hay que hacer copias de seguridad. Al poner en riesgo una empresa, ponemos en riesgo puestos de trabajo, la credibilidad del negocio, su continuidad, y, en definitiva, la salud económica y personal de muchas personas. Con eso no se puede jugar.

¿Qué alternativas existen?

Si tu respuesta a la pregunta del párrafo anterior no ha sido NADA, el siguiente paso es elegir cómo implementar un sistema de copias de seguridad en tu empresa. Existen diferentes alternativas que dependerán de las necesidades, las peculiaridades y las posibilidades económicas de cada negocio. Algunas empresas pueden funcionar realizando copias mensuales en un CD y otras necesitan de estrategias enormemente costosas y complejas técnicamente. Ahora bien, enormemente costosas no significa enormemente caras puesto que hablamos de una inversión en prevención. Basta con evaluar el coste de la pérdida para saber si es rentable o no la inversión. Lo importante, como cada vez que se hace una inversión, es evaluar costes vs beneficios y tomar una decisión. No existe un sistema perfecto, pero sí es factible conseguir más de un 99% de fiabilidad. Ir más allá dispara los costes y puede no ser razonable.

Discos USB

Si nos centramos en PYMES, lo más usual es recurrir a sistemas de copias de seguridad en discos externos. Por lo general, la mayoría de estas empresas tienen suficiente con un disco externo USB sobre el que se vuelcan periódicamente los nuevos datos. Aquí he de indicar un error común, y potencialmente desastroso, que comenten muchos negocios y consiste en tener un único disco duro. En caso de robo o destrucción en la oficina, se perderán las copias de seguridad y de nada habrán servido. Por lo tanto, lo mínimo es disponer de dos discos externos e intercambiarlos periódicamente. De esta forma, cada quince días -por poner un ejemplo- nos llevamos un disco a un lugar externo a la oficina y colocamos el otro en su lugar para seguir realizando copias. Si seguimos este procedimiento, en el peor de los casos, perdemos dos semanas (o el período que hayamos elegido) de trabajo, minimizando los daños.

Unidades NAS

Existen dispositivos especializados en el almacenamiento de datos. Son, en esencia, ordenadores diseñados para trabajar como almacenes o servidores de archivos y ser utilizados a través de la red. Si bien cumplen un amplio rango de funciones (servidores de video, grabación de cámaras de seguridad, etc..), son utilizados con frecuencia como unidades de backup. La principal ventaja es que han sido desarrollados ex profeso para realizar estas tareas, siendo muy eficaces y presentando un alto rendimiento y seguridad (según modelos). Existen NAS en un amplio rango de precios y, aunque existen unidades con un sólo disco, lo normal es que cuenten con 2, 4, 5 o más. Esta multiplicidad permite la replicación de los datos, proporcionando un nivel extra de seguridad frente a fallos y, en algunas configuraciones, un mayor rendimiento.

La principal “desventaja” del NAS es que no son dispositivos móviles como sí lo son los discos USB del punto anterior, por lo que están pensados para su instalación en la red de la oficina como almacén principal de copias de seguridad. Por este motivo, es recomendable que se realicen copias del NAS periódicamente en discos externos según hemos comentado en el punto anterior. En este caso, estaríamos ante un sistema mixto como veremos en los próximos puntos. De todos modos, siempre es recomendable tener al menos dos niveles de copias de seguridad, por lo que los sistemas mixtos son, al fin y al cabo, los más fiables.

La Nube

Muy de moda últimamente, la Nube es el conjunto de ordenadores y servicios que éstos proporcionan y que las empresas proveedoras de servicios ponen a disposición de sus clientes. Así, estos últimos se desentienden de la gestión de sus propias máquinas y delegan estas tareas en terceros, por lo general mejor preparados para desempeñar estas labores y garantizando unos costes inferiores de mantenimiento. De este modo, el cliente no tiene que preocuparse por el mantenimiento o adquisición de nuevos equipos, no ocupa espacio en sus oficinas ni ha de preocuparse por el consumo de electricidad ni de refrigeración necesarios para ciertas instalaciones.

Últimamente, los precios de almacenamiento en la nube se han reducido drásticamente. Hemos pasado de costes de 0.40€ (y más) el Gigabyte hace pocos años, a alrededor de 0.01€ por Gigabyte al mes en los mayores proveedores (Amazon, Google y Microsoft Azure). Este almacenamiento implica que nuestros datos son almacenados no en uno sino en al menos tres lugares distintos y en cada uno de ellos contamos con importantes medidas de protección. Si uno de esos lugares falla, los datos se replican a una nueva localización. Estas localizaciones son importantes centros de datos protegidos por extremas medidas de seguridad, con sistemas de refrigeración, red y discos redundantes. Difícilmente una PYME podría permitirse pagar estos sistemas por sí misma y he ahí la principal ventaja de la nube.

Si preferimos optar por este sistema, tenemos que tener en cuenta que cada mes recibiremos un cargo según el uso de la plataforma y muchos usuarios prefieren hacer un desembolso inicial y no pagar por uso. Además, por norma general, necesitaremos una aplicación especializada en hacer backups en la nube. Es un coste extra que no debemos desdeñar, pero que merece mucho la pena. Y siempre que elijamos un sistema de este tipo, que proporcione cifrado de los datos en nuestro ordenador, de forma que todo aquello que subamos a la nube viaje hasta el destino ya cifrada y protegida. Esto es especialmente importante en los datos de alto nivel según la LOPD.

Sistemas mixtos

Con la necesidad ya comentada de tener copias tanto en el lugar de trabajo como externas y el descenso de los costes de almacenamiento, es cada día más común -incluso para las PYMES- optar por sistemas mixtos. En estos, tendremos dos o más de los sistemas comentados anteriormente. Así, es muy común realizar copias de seguridad primarias en un NAS y que éste realice sus propias copias de seguridad en la nube.

Si el sistema ha sido bien diseñado, es la alternativa más segura y con unos costes que no tienen por qué ser elevados. Todo dependerá del nivel de protección que queramos alcanzar.

Las cintas de datos

Uno de los sistemas que no hemos nombrado anteriormente y que a día de hoy -a pesar de la reducción de costes de los discos duros- son los basados en cintas. Presentan la principal ventaja del reducido coste por Gigabyte y la desventaja del menor rendimiento. Son sistemas recomendables cuando tenemos grandes volúmenes de datos para almacenar y no esperamos recurrir a ellos más que de una forma muy puntual. Existen muchas alternativas más o menos económicas, desde una unidad para una sola cinta, que deberemos cambiar a mano, hasta cabinas de discos robotizadas que se encargan de cambiar las cintas de forma automatizada cuando sea necesario.

¿Qué coste tiene?

Este punto -uno de los más importantes a tener en cuenta- merece un análisis mucho más extenso del que vamos a realizar, pero es que depende mucho de las características de los datos a salvaguardar y de las necesidades de nuestro negocio. Pero podemos hacer unas estimaciones.

  • Dos discos duros de 4 TB: 130€ cada uno a fecha de diciembre de 2015. Aquí habría que tener en cuenta lo que nadie suele considerar y que son las incomodidades de cambiar de discos, los costes de electricidad, etc..
  • 1 TB al mes en la nube: 10€/mes, 120€ al año. Sin más costes.
  • Un programa de realización de copias de seguridad: entre 25€ y 100€ para un PC y entre 80€ y 300€ para un servidor (siempre se pueden encontrar precios superiores, pero estamos estableciendo un nivel base con capacidades más que aceptables y suficientes para el 99% de las PYMES).

Asimismo, hay que considerar los costes de consultoría si deseamos ser asesorados por la mejor alternativa para nuestras necesidades.

Conclusiones

Basta con preguntarse si nuestros datos tienen algún valor para nosotros. De ser así, SIEMPRE necesitaremos un sistema de copias de seguridad. ¿Cuál elegir?, es una cuestión de necesidades y capacidades económicas que, idealmente, debería consultarse con un profesional de la materia.

En Idiria disponemos de experiencia en el diseño e implementación de sistemas de copias de seguridad. Puede preguntarnos, sin compromiso, sobre sus dudas e inquietudes.

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